Papierschredder und Aktenvernichter – ein kompakter Überblick

AktenvernichterWie der Name bereits vermuten lässt schreddert bzw. schneidet ein Papierschredder unterschiedliche Datenträger, wie CDs, DVDs oder Papier, in kleine Stücke, damit diese nur noch schwer wieder zusammengesetzt werden können. Gleichzeitig reichen die lesbaren Angaben eines einzelnen Teilstücks nicht mehr aus, um genügend verwertbare Informationen zu gewinnen, die Rückschlüsse zum vollständigen Ursprungsdokument ermöglichen.

Ob im Büro oder Privaten, sensible Informationen, die nicht für andere Augen bestimmt sind, gehören zum Alltag und erreichen uns immer wieder. Achtlos diese wichtigen Dokumente z. B. im Papiercontainer zu entsorgen, kann heute schnell zu enormen Schäden führen. Dabei ist die Palette möglicher Schäden riesig. Über Identitätsdiebstahl, unberechtigte Kontozugriffe bis hin zu Imageschäden für Firmen, sobald datenschutzrelevante Informationen an die Öffentlichkeit gelangen, kann es heikel werden. Dies alles kann durch den Kauf eines Aktenvernichters verhindert werden.

Ein Eckpfeiler der Datensicherheit ist die Absicherung von Computern. Allerdings sind längst nicht alle Daten nur digital verfügbar. Papierdokumente machen immer noch einen sehr großen Teil der privaten und gewerblichen Kommunikation aus. Daher ist es genauso wichtig diese Daten zu schützen, wie die Absicherung eines Computers vor Angriffen Dritter. Ein Element dieses Schutzes ist die sichere Vernichtung nicht mehr benötigter Dokumente. Gewährleistet werden kann dies über den Gebrauch eines Papierschredders bzw. Aktenvernichters. Erst mit dem Einsatz eines solchen Geräts können Sie sicher sein, dass wichtige und sensible Daten nicht mehr von anderen Personen verwertet werden können.

Modellunterschiede bei Papierschreddern

PapierschredderEinfache bzw. günstige Modelle zerschneiden Dokumente in lange schmale Streifen (Streifenschnitt). Beim Aktenvernichter kaufen sollte man darauf achten, dass das Volumen der entstanden Papierstreifen bereits bei nur wenigen Dokumenten enorm groß ist. Dies macht vor allem bei der Entsorgung Probleme. Darüber hinaus ist es durchaus möglich diese Streifen wieder zusammenzusetzen. Dies benötigt zwar große Mühen, es ist jedoch möglich. Neben der theoretischen Möglichkeit, geschredderte Dokumente wieder zusammenzusetzen, liegt der größere Nachteil bei diesen Geräten also beim großen Volumen der entstandenen Papierstreifen.

Besser sind hingegen Aktenvernichter die Dokumente mittels Kreuzschnitt bzw. Partikelschnitt zerkleinern. Hierbei werden die schmalen Papierstreifen nochmals automatisch an mehreren Stellen horizontal abgeschnitten. Es entstehen je nach Sicherheitsstufe kleine Papierschnipsel. Das Volumen der geschredderten Dokumente verkleinert sich enorm. Zusätzlich können die zerkleinerten Papierdokumente so gut wie nicht mehr zusammengefügt werden.

Neben der Art und Weise, wie z. B. das Papier zerkleinert wird, unterscheiden sich die Modelle in ihren weiteren Ausstattungsmerkmalen.

  • Blatteinschub
  • Auffangbehälter
  • Anzeigen
  • Geräuschpegel

Bei günstigeren Modellen müssen die Papierdokumente per Hand von oben in den Einführschlitz gesteckt werden. Professionellere Gräte besitzen, ähnlich eines Druckers, ein Papierfach. Hier werden die zu schreddernden Dokumente hineingelegt und vom Aktenvernichter automatisch eingezogen und vernichtet. Dies hat den großen Vorteil, dass die maximale Seitenleistung pro Arbeitsgang unwichtig wird. Man muss also vor dem Schreddern die Anzahl der Blätter nicht mehr zählen, bevor sie in den Aktenvernichter kommen. Das Gerät zieht selbsttätig neue Blätter in das Schneidwerk. So können auch große Mengen Papier problemlos geschreddert werden.

Hierbei spielt die Größe des Behälters eine Rolle. Je kleiner der Auffangbehälter desto öfter muss dieser geleert werden, damit es beispielsweise zu keinem Papierstau kommt.
Haushaltsübliche Papierschredder verfügen in der Regel über keine weiteren Anzeigen, die den Anwender unterstützen. Größere Modelle hingegen besitzen zum Teil eine Anzeige für den Füllstand des Auffangbehälters oder ob die maximale Blattanzahl beim Arbeitsvorgang überschritten wurde. Günstigere Modelle sind meistens relativ laut. Dies kann u. A. weitere Personen stören, wenn solche Geräte im Büro eingesetzt werden.

Preise

Kleiner-AktenvernichterNoch vor wenigen Jahren kosteten Aktenvernichter, die Dokumente mittels Kreuz- bzw. Partikelschnitt vernichteten, sehr viel Geld. Dies hat sich mittlerweile relativiert. Heute kosten Einsteigergeräte ab 50 Euro aufwärts. Dabei muss jedoch klar sein, dass vor allem die Seitenleistung pro Schreddervorgang bei günstigeren Modellen meist niedrig ist. Auch die Dauerbelastung beim Zerkleinern vieler Dokumente ist oftmals nicht sehr hoch, wodurch das Gerät sich hin und wieder ausschaltet, um eine Überhitzung zu vermeiden.

Unterschiede im Preis

  • Seitenleistung pro Arbeitsvorgang
  • Höhere Dauerbelastung
  • Größe des Auffangbehälters
  • Zusätzliche Anzeigen (z. B. Füllstand des Behälters)
  • Möglichkeit neben Tackern auch Büroklammern zu schreddern
  • Unterschiede in der Papieraufnahme
  • Geräuschentwicklung

Dies sind einige Beispiele unterschiedlicher Funktionen, die einen enormen Einfluss auf den Preis haben. Ist man bereit auf einige Funktionen zu verzichten und damit weniger Komfort in Kauf nimmt, sind Aktenvernichter mittlerweile für jeden Haushalt erschwinglich.

Sicherheit

Die Großzahl der Aktenvernichter verhindern durch ihre Bauart und Funktionsweise möglich Unfälle. Dennoch ist ein leichtfertiger Umgang mit diesen Gräten nicht angemessen. Ein gewisses Maß an Konzentration sollte vorhanden sein. Ablenkungen also auf ein Minimum reduzieren.

Sicherheitsfunktionen:

sicherer AktenvernichterKontaktschalter am Papierschredder sorgen dafür, dass der Aktenvernichter nur arbeitet, wenn er sich auf dem dazugehörigen Auffangbehälter befindet. So wird verhindert, dass der Schredder anfängt zu arbeiten, wenn er vom Behälter abgenommen wird. Allerdings sollte dennoch stets der Netzstecker gezogen werden, wenn das Schneidewerk gereinigt oder von hängen gebliebenen Papierstücken befreit wird. Bevor das Schneidwerk per Hand gereinigt wird, sollte in jedem Fall zuerst mit der Rücklauffunktion des Aktenvernichters versucht werden, den Papierstau zu lösen.

Die Autostart- und Autostoppmechanik sorgt dafür, dass der Papierschredder nur dann läuft, wenn vom Anwender gewünscht. Sobald ein Dokument in den Einführschlitz geschoben wird, legt sich ein kleiner Hebel um, der das Schneidewerk auslöst. Ein unkontrolliertes Laufen des Aktenvernichters wird vermieden und macht einen zusätzlichen Ein- und Ausschalter unnötig.

Der wichtigste Punkt. Es sollten keine Gegenstände am Körper getragen werden, die herunterhängen können und damit evtl. in den Einführschlitz geraten. Eine Krawatte wird vermutlich die Start-Stopp-Automatik nicht direkt auslösen, jedoch kann sie zusammen mit dem Papier vom Schneidewerk erfasst werden. Dies gilt übrigens nicht nur für Krawatten, sondern auch für lose Teile an der Kleidung, lange Haare oder Schmuck.

Insgesamt ist festzuhalten, dass Aktenvernichter mittlerweile ein sehr hohes Sicherheitsmaß haben. Nichtsdestotrotz liegt es beim Anwender verantwortungsvoll mit dem Gerät zu arbeiten, damit kein Unfälle passieren.

Was tun, wenn viele Dokumente zu schreddern sind?

viele AktenAktenvernichter bzw. Papierschredder für den Privatgebrauch sind nicht so leistungsstark wie professionelle Geräte in Unternehmen. Meisten können nur zwischen 3 und 7 Blattpapier gleichzeitig geschreddert werden. Darüber hinaus sind kleinere Geräte, wie sie im Haushalt zu finden sind, nicht auf den Dauerbetrieb ausgelegt. Die Geräte schalten sich hin und wieder ab, um nicht zu überhitzen. Kleinere Mengen Papier können also ohne große Probleme geschreddert werden.

Schwierig wird es, wenn sich mit der Zeit viele Dokumente angesammelt haben, bei denen sich ein ungutes Gefühl auftut, falls diese in einem Papiercontainer entsorgt werden. In diesem Fall stößt ein Aktenvernichter für den Hausgebrauch an sein Grenzen. Direkt ein professionelles Gerät anzuschaffen, macht hingegen auch nur wenig Sinn, da solche Einzelaktionen gewöhnlich eher sollten vorkommen, auch wenn im Einzelfall viel Papier vernichtet werden soll.

Für solche Fällen bieten verschiedene Firmen ihre Dienstleistungen an. Hier können Container gemietet werden, die es in unterschiedlichen Größen, also auch für die “private Aufräumaktion”, gibt. Die Container werden an- und abgeliefert. Die Preise unterscheiden sich je nach Unternehmen.

Papierschredder verstopft?

Sollte es doch einmal zu einem Papierstau im Schneidwerk des Papierschredder kommen, sollte zuerst über den Rücklauf des Geräts versucht werden, den Stau zu lösen. Dafür wird der Rücklauf kurz aktiviert und wieder gestoppt. Danach ein kleines Papierstück in den Einführschlitz des Aktenvernichters stecken, um diesen zu aktivieren. Dieser Vorgang sollte dann mehrmals (2-3mal) wiederholt werden, bis das Schneidwerk wieder frei läuft.

Hilft dies nicht weiter und der Papierschredder ist weiterhin verstopft, muss das Schneidwerk per Hand von festhängenden Papierschnipseln befreit werden. Dafür muss unbedingt zuerst der Netzstecker des Aktenvernichters gezogen werden. Erst dann kann begonnen werden feststeckenden Papierstücke zu entfernen.

Papierstau vermeiden

CD AktenvernichterEs gibt einige Grundregeln, damit es zu keinem Papierstau im Schneidwerk des Papierschredders kommt. Dies gilt vor allem für kleinere Modelle, die gewöhnlich für den Hausgebrauch benutzt werden.

Zuerst sollten nur so viele Papierblätter auf einmal geschreddert werden, wie vom Hersteller angegeben. Die maximale Anzahl, die der Aktenvernichter mit einem Vorgang zerkleinern kann, steht meistens direkt auf dem Gerät. Ist die maximale Blattanzahl überschritten, kann es passieren, dass die Papierblätter während des Schreddervorgangs stecken bleiben. Meistens hilft hier die Rücklauffunktion weiter, um die festhängenden Blätter wieder herauszubekommen.

Des Weiteren sollte regelmäßig kontrolliert werden, ob der Auffangbehälter noch genügend Platz für weiteres Schreddermaterial hat. Ist dies nicht der Fall, stauen sich die bereits geschredderten Papierstücke in der Nähe des Schneidwerk. Werden nun weitere Dokumente zerkleinert, können diese nicht mehr nach unten fallen und verstopfen das Schneidwerk. Je nach Modell ist es möglich den Füllstand des Behälters zu beobachten ohne dabei den Papierschredder abnehmen zu müssen.

Der Aktenvernichter erreicht die maximale Blattanzahl nicht

Die maximale Blattanzahl steht in der Gebrauchsanweisung des Papierschredders und bei vielen Modellen direkt auf dem Gerät. Diese Anzahl ist das Maximum, dass der Schredder in einem Arbeitsvorgang leisten kann. Getestet wurde dies vom Hersteller mit einer festgelegten Blattstärke. Weicht diese Blattstärke bei heimischen Gebrauch ab, kann es zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Daher kann es passieren, dass trotz einer maximalen Blattanzahl von 7, vielleicht nur 5 oder weniger Blatt gleichzeitig zerkleinert werden können.

Nichtsdestotrotz ist es sowieso ratsam nicht andauernd mit maximalen Leistung des Geräts zu arbeiten. Vor allem Aktenvernichter für den Hausgebrauch bzw. für kleinere Büros können dadurch schneller überhitzen. Der Überhitzungsschutz schaltet dann das Gerät ab, bis wieder die normale Arbeitstemperatur erreicht wurde. Dies führt zu frustrierenden Arbeitspausen. Daher ist es durchaus sinnvoller weniger Papier in einem Arbeitsgang zu schreddern, da so unliebsame Pausen vermieden werden können. Obgleich die meisten haushaltsüblichen Papierschredder nicht für den Dauerbetrieb ausgelegt sind.

Büroklammern und Tackernadeln schreddern

BüroklammernOft sind Dokumente zusammengetackert. Es wäre allerdings mühselig vor dem Vernichten jeden einzelnen Tacker per Hand zu entfernen. Darüber hinaus kann es immer wieder passieren, dass Büroklammern übersehen werden und ebenfalls in den Aktenvernichter gelangen.

Deshalb sollte beim Aktenvernichter kaufen darauf geachtet werden, ob Tacker oder sogar Büroklammern mit dem Papier zusammen geschreddert werden können. Die meisten Aktenvernichter haben kein Problem bei Tacker. Büroklammern hingegen sind für einige Papierschredder schwierig und können u. U. Beschädigungen beim Schneidwerk hervorrufen. Daher sollte beim Kauf darauf geachtet werden, ob neben Tackernadeln auch Büroklammern geschreddert werden können. Es sei denn, man verzichtet bewusst auf diese Funktion, um im Preis etwas nach unten zu rutschen. Auf jeden Fall sollte diese Frage vor einem Kauf abgeklärt werden.

CDs, DVDs und Plastikkarten schreddern

CD SchreddererModernere Aktenvernichter können heutzutage neben Papierdokumenten auch andere Datenträger wie CDs, DVDs oder Kredit- bzw. Bankkarten vernichten. Anstatt also eine abgelaufene Kreditkarte mit der Schere zu zerkleinern, kann dies nun mit dem Aktenvernichter geschehen. Dafür ist oftmals ein separater Einführschlitz am Papierschredder angebracht. Näheres sollte jedoch aus der Betriebsanleitung des jeweiligen Aktenvernichters entnommen werden. Besonders sinnvoll ist diese Funktion bei DVDs oder CDs. Denn vielleicht befinden sich auf diesen Datenträgern Computer-Back-Ups mit sensiblen Daten (Online-Banking). Sicherlich kann eine Kredit- oder Bankkarte auch mit der Schere zerkleinert werden. DVDs oder CDs in Stücke zu schneiden bzw. zu zerbrechen ist hingegen wesentlich schwieriger. Somit macht es Sinn beim Kauf auf eine solche Funktion zu achten. Zumal die meisten Papierschredder bereits mit dieser Funktion ausgestattet sind. Es wäre demnach wenig ratsam ein Modell zu erwerben, das diese Möglichkeit nicht bietet, um ggf. einige Euros zu sparen. Spätestens beim Vernichten von DVDs oder CDs ist man für diese Funktion dankbar.

Papierschredder für zu Hause?

Nicht nur Unternehmen hantieren mit wichtigen und sensiblen Unterlagen. Auch Privathaushalte. Daher ist es sinnvoll, dass auch im Privaten ein Aktenvernichter zur Verfügung steht.

Im ersten Augenblick mag sich dies etwas paranoid erscheinen. Nach dem Motto – welche wichtigen Informationen können das schon sein? Auf den zweiten Blick hingegen fällt schnell auf, es gibt diese Informationen und zwar mehr als gedacht.

  • Bankdaten von Kontoauszügen
  • Kreditkarteninformationen der monatlichen Abrechnung
  • Telefonnummer auf dem Einzelverbindungsnachweis der Telefonrechnung
  • Meldungen und Informationsschreiben von der Krankenkasse
  • Unterlagen vom Hausarzt
  • Steuerunterlagen
  • Persönlicher Schriftverkehr (Bewerbungen, Anträge, etc.)

Dies sind nur einige Beispiele von sensiblen Unterlagen, die eigentlich in fast jedem Haushalt zu finden sind und nicht für die Augen Unbekannter gedacht sind. Nun ist es allerdings so, dass einige dieser Unterlagen in beständiger Regelmäßigkeit nach Hause kommen (Telefonrechnungen oder Kontoauszüge). Mit der Zeit sammelt sich dadurch ein wahrer Papierberg an. Aufräumen ist dann das Stichwort. Jedoch sollten dann diese Unterlagen nicht einfach blindlings im nächsten Papiercontainer entsorgt werden. Vor allem die Daten von Kontoauszügen können in den falschen Hände schnell zu einem schlimmen Erwachen führen.

Damit Unbefugte diese Daten nicht in ihre Hände bekommen, ist es sinnvoll einen Papierschredder bzw. Aktenvernichter anzuschaffen. Die Preise für Geräte, die im Haushalt Verwendung finden, sind mittlerweile erschwinglich. Sogar Aktenvernichter, die im sog. Partikel- bzw. Kreuzschnitt Dokumente zerkleinern, können heutzutage relativ preisgünstig angeschafft werden.